¿Cómo puede la Mejora Continua ayudar a que su empresa sea más competitiva?

Actualmente, para que una empresa evolucione, es fundamental que busque constantemente desarrollar sus procesos, productos y servicios con el fin de seguir siendo competitiva en el mercado.

La Mejora Continua ha sido adoptada por varias organizaciones como factor diferenciador, ya que permite aumentar la eficiencia, calidad y productividad de los equipos, así como la reducción de costes y la eliminación de residuos. Como su nombre indica, la Mejora Continua se caracteriza por una filosofía de búsqueda constante de mejora en diversas áreas de la empresa y con el compromiso de todos los empleados.

¿Por dónde empezar?
1. Asegurar el compromiso de la alta dirección (liderazgo de la empresa);
2. Definir la estrategia y los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo y compartirlos con todo el equipo (se puede utilizar Hoshin Kanri), para que los departamentos estén alineados
3. Crear equipo(s) orientado(s) a la implementación de la filosofía;
4. Definir el espacio reservado para el desarrollo de acciones relacionadas con el tema;
5. Hacer pequeñas mejoras con frecuencia;
6. Reconocer y valorar las mejoras logradas;
7. Desarrollar las habilidades de los empleados;
8. Crear rutinas para la mejora continua;
9. Utilizar herramientas apropiadas para el análisis de problemas u oportunidades de mejora;
10. Medir los indicadores (KPI’s), los resultados y las desviaciones obtenidas.

Para que surja un verdadero cambio, se requiere un compromiso real desde el nivel de liderazgo, que debe inspirar e inculcar una nueva forma de pensar en los empleados. Para hacer esto, los líderes deben ser animadores en esta implementación, alinearla con la estrategia y los objetivos de la empresa, y observar de cerca el cambio en el terreno.

Además, se recomienda que se cree un equipo para llevar a cabo las acciones que se implementan en esta área, a saber:

• Formación continua
• Adopción de rutinas
• Desarrollo de documentos e información de apoyo para los equipos
• Promoción de proyectos disruptivos
• Dinamización de la cultura de mejora continua en la organización.

En BARPA, hemos creado varias acciones y rutinas para la Mejora Continua, que han traído beneficios en la gestión de equipos, apoyo en la planificación de reuniones, mejorando la comunicación interna y compartiendo ideas por parte de todos.

Con el fin de contar con un espacio para el avance del proyecto de Mejora Continua en la empresa, se designó un área como “Obeya Room”, también conocida como “Centro de comando de Mejora Continua”. Este lugar está disponible para todos en la organización y se utiliza para reuniones de seguimiento de proyectos y sesiones de tormenta de ideas para resolver problemas o identificar posibles mejoras. También debe incluir información en forma visual, sobre los diversos indicadores de la empresa y las acciones del proyecto, promoviendo la transparencia y el dinamismo del proyecto.

Se implementaron tableros de equipo en todos los departamentos, donde se muestra y administra la información relevante para su día a día. Estos artefactos son un reflejo de los equipos y pueden contener datos como la identificación de los miembros, el propósito y los valores, los KPI y los objetivos, la planificación de tareas (Kamishibai o Kanban Board), el gráfico de habilidades, el sistema de sugerencias de mejora, etc.

Posteriormente, se inició el Kaizen diario/semanal (Daily Kaizen) en los distintos departamentos con el objetivo de hacer un inicio diario y entender las prioridades de los equipos, así como las principales dificultades y problemas encontrados hasta el momento. Debe ser breve, hecho de pie y de cara a la Junta de Equipo con el fin de analizar la información contenida en el mismo.

Como apoyo al mantenimiento de las prácticas implementadas, puede ser relevante crear documentos de apoyo relacionados con estándares a adoptar en la organización, por ejemplo, sobre Reuniones Productivas, Resolución Estructurada de Problemas, uso del Sistema de Mejoramiento de Sugerencias, entre otros. También, la elaboración de guías de aplicación de herramientas asociadas a la Mejora Continua, Lean o Calidad, para apoyar:

• Resolución de problemas (ciclo PDCA, diagrama de Ishikawa, 5 porqués, informe A3)
• Organización del espacio de trabajo (5S)
• Estandarización (Instrucciones de Trabajo, Ciclo SDCA)
• Planificación (Kamishibai, Kanban Board)
• Seguimiento del equipo (Gemba Walk, 5W2H)
• Momentos de creatividad (Brainstorming)

La implementación de una cultura de Mejora Continua, además de motivar a los equipos a hacer más efectivos los métodos de trabajo utilizados, conduce a la consecución de mejores resultados con menos recursos. Esta filosofía empuja a las empresas a ir más allá de lo que se espera porque cada día, todos los empleados tienen el desafío de hacerlo mejor que el día anterior. Se esfuerzan constantemente por eliminar el desperdicio, reducir los gastos innecesarios, aumentar las ganancias, aumentar la satisfacción de los empleados, clientes y proveedores, y ser más productivos.

Así, la Mejora Continua ya no será un factor diferenciador para las organizaciones, sino una cuestión de supervivencia para ellas.